Ön Muhasebe – Genel Muhasebe

Her iki kavram arasında farkı internette arattığınızda doyurucu bir bilgiye rastlarsınız. O nedenle bizim anladığımız şekliyle bir tarif yapmakla yetineceğiz. Genel Muhasebe işin geçekleşmesinden sonra yapılan işlemlerin kaydını yaparken, ön muhasebe iş süreci hala devam ederken yapılan işlemlerin kaydını tutmaktadır.

Ön muhasebe, her bir belgedeki her bir ürünün miktarı, fiyatı, tutarı hatta özelliği ile ilgilenir.

Bir hafta sonra alınacak 10 adet malzemenin alımı ile Genel Muhasebe ilgilenmez. Ön muhasebe 10 adet ürünün piyasa araştırmasını yapar, siparişini açar, takip eder ve zamanında ürünün işyerinde hazır olmasını sağlar; stok girişi ve çıkışı işlemlerini izler.

Ürün sevk fatura ile işyerine teslim edildikten sonra fatura bilgilerini sipariş kayıtları ile karşılaştırır, ürünlerin uygunluğunun onayından sonra faturadaki her bir malzemeyi stoğa alır.

Halbuki fatura (Genel) Muhasebeye ulaştırıldığında tüm işlemler bitmiştir. Genel Muhasebe faturadaki 10 ayrı ürünle tek tek ilgilenmez. Miktar kayıtlarını tutmaz. Birim fiyatlar ilgi alanına girmez. Özelliklerine bakmaz bile.

Yaptığı işlem fatura tutarı ile KDV tutarını muhasebeleştirmektir. Bunu yaparken 153 TİCARİ MALLAR hesabı ile 191 İNDİRİLECEK KDV hesabını borçlandırır, 320 SATICILAR hesabını alacaklandırır.

Genel Muhasebe, bu işlemi bir sonraki ayın 24’üne kadar tamamlamalıdır; çünkü en geç ayın 25’inde KDV beyannamesini vermek zorundadır.

Ancak ön muhasebe, kaydı bekletemez. Kaydı zamanında işlemezse, satınalma birimi eksik zannıyla yeniden sipariş verebilir, finansman birimi satıcıya olan ödemeyi geciktirebilir. İşletmede işlerin sağlıklı yürümesi için her bir işlemin kaydı, gecikmeksizin ve DOĞRU bir şekilde yapılmalıdır.

Buradaki doğruluktan kastımız, belgede 10 yazıyorsa, kayda da 10 yazmak değil, 10 sayısının, işletmenin diğer iş ve işlemleri ile ilişkilendirilerek kaydının yapılmasıdır.

Bu anlamda ön muhasebe, genel muhasebeden dahakarmaşık işlemlerin yapılmasını gerektirir. Muhasebe yazılımlarının tamamı ön muhasebenin yapması gereken işlemleri de yapmaktadır ya da yaptığı iddia edilmektedir.

Sizin “pekiiii” diye başlayan sorularınıza şu şekilde cevap verirler:

“Şöyle ki, Excel’e aktar tuşu ile verilerinizi Excel’e aktarırsınız işlemlerinizi orada yaparsınız.

“Pekiiii Excel’de ulaştığım sonucu ön muhasebedeki şu işlemle nasıl ilişkilendirebilirim?”

“Şöyle ki, bu işlemdeki kayıtları da Excel’e aktarırsınız, önceki aktarımdan elde ettiğiniz sonucu düşeyara işlevi ile bu işlemle ilişkilendirebilirsiniz…”

Mademki ben muhasebe programına işlediğim verileri, Excel’e aktarıp işlemleri Excel’de devam ettiriyorum, öyleyse verileri doğrudan neden Excel’e işlemeyeyim?

Bu yola neden çıktık?

Excel’e girilen verilerin kaybolma ihtimalinin, programa girilen verilerin kaybolma ihtimalinden fazla olduğu söylenir.

İşin gerçeği, günümüz teknolojilerinde veri kaybı eskisi kadar olmamaktadır. Bulut teknolojileri sayesinde veri kaybı ihtimali iyice azalmaktadır.

Yazılım kullanıyor olsanız dahi, yazılımdaki verilerinizi nihayetinde Excel’e aktarıp analizlerinizi orada yapıyorsanız, firmanızın Excel’i iyi bilen bir elemana ihtiyacı var demektir.

Çok iyi derecede Excel bilen elemanınız Excel’de harikalar oluşturdu ve işleri hızlandırdı. Excel ve diğer ofis programları ile raporlar üretti. Bu elemanınız bir süre sonra işten ayrıldı. Piyasada Excel bilen bir çok kişi var. Onlardan birini istihdam ederek yolunuza devam etmeyi düşünebilirsiniz.

Başka bir yolu var da biz mi o yoldan ilerlemiyoruz, diyebilirsiniz. Bu konuda başka bir yol daha var ve o yol YAN OFİS’ten geçiyor.

İster Excel bilen eleman çalıştırın ister çalıştırmayın, Excel konusunda uzman personelimiz OFİSİNİZİN hemen yanındaki YAN OFİS’te sizin için çözümler üretecektir.

İleri düzey Excel bilen elemanlarımız hizmetinizde

Sözleşme başlangıcında bir elemanın bir yıllık asgari ücretinin yarı tutarını YAN OFİS’e ödedikten sonra, YAN OFİS’teki birden fazla Excel uzmanına ödeyeceğiniz tutar bir yıl boyunca sadece bir asgari ücret tutarı olacaktır.

YAN OFİS’iniz bir yıl sonunda kendi ofisinize entegre olacak ve bizden bağımsız şekilde iş ve işlemleriniz istihdam ettiğiniz mevcut elemanlarla yürüyor olacaktır.