Üretimde Stok Kodu Yapısı
Muhasebe programlarında malzeme kayıtlarının tutulduğu stok modüllerinin olmazsa olmazı malzeme kodlarıdır.
152 kodu tek düzen muhasebede Mamuller hesap adının kodudur. Firmanızın tek bir ürün ürettiğini düşünelim. 1 m boyunda USB kablosu.
152 Mamuller Hesabı dendiğinde aklımıza 1 m’lik USB kablosundan başka bir şey gelmeyecektir.
Yeni bir ürün üretmeye karar verdiniz. Bu ürün 1 m uzunluğunda elektrik kablosu olsun.
152 Mamuller hesabında iki ürün olduğuna göre ve kaydınızı hala 152 Mamuller Hesabı diye tutarsanız, dönem sonlarında hangi üründen ne kadar ürettiğinizi ve sattığınızı, ancak başka bir programda tuttuğunuz (muhtemelen Excel) kayıtlardan öğrenebilirsiniz.
Muhasebe programları, ayrıca bir başka programa ihtiyaç duymayın diye kodlarda çeşitleme yapabilmenizi sağlar.
Örnek olarak 152.USB ve 152.ELK diye kod tanımlamanıza izin verir.
Örnek hesap planımız şuna benzeyecektir:
152 Mamuller
152.USB (1 m USB Kablosu)
152.ELK (1 m Elektrik kablosu)
Acele işe şeytan karışır diye bir deyimimiz vardır. Aslında kodlama yaparken vaktimiz boldur. En azından birkaç dakika düşünmek için zamanımız vardır.
Öyleyse düşünmeye başlayalım şu soruyu soralım:
Ne üretiyoruz sorusunun cevabı hangisidir?
- USB kablosu
- Elektrik kablosu
- Kablo
Tek cevap vereceğimize göre doğru cevap c şıkkı olmalıdır.
Kodumuza bu cevabı ekleyelim.
152.KABLO
Hangi çeşit/tür kablo üretiyoruz sorusunun cevabı ise USB ve Elektrik kablosu olacaktır.
Kodumuza bunları eklersek
152.KABLO.USB
152.KABLO.ELEKTRİK olacaktır.
KABLO kodu uzunken, ondan daha uzun ELEKTRİK kodu sistematiği bozar gibi oldu. Bundan sonraki örneklerde bunların kısaltmalarını kullanmamızda anlam bakımından bir sıkıntı olmayacaktır.
Bu kabloları biraz çeşitlendirelim. Mevcut ürettiğimiz kabloların rengi muhtemelen beyaz olacaktır. Biz mamul farklılığına giderek müşterileri cezbedecek renklerde kablolar üretmeye başlayalım ve kodlarını belirleyelim.
152.KBL.USB.BYZ
152.KBL.USB.SYH
152.KBL.USB.KRM
152.KBL.ELK.BYZ
152.KBL.ELK.SYH
152.KBL.ELK.KRM
Yukarıdaki dizilimin kodlarını açıklayacak olursak;
Muh-Kodu.Grup.Tür/Çeşit.Nitelik şeklinde
Kodlamada bir husus dikkatinizi çekmiştir. KBL 6 kere, USB ve ELK 3’er kere, renkleri belirten kodlar ise 2’şer kere yer almıştır. Kod içindeki sıralama da en çok yer alan koddan aza doğru sıralanmıştır. Öyleyse doğru yoldayız.
SIRA NUMARALARI
Muhasebe programlarını ilk yazılmaya başlandığı yıllardan duyduğumuz, kuralların çok katı olmasıydı. İlk zamanlar kodların tüm kırılımlarının aynı sayıda olması adeta bir standart idi. xxx.xxx.xxx.xxx gibi.
Programların yapıları ve programcılık geliştikçe katı sınırlamalar yerini daha esnek yapılara bıraktı. Muhasebe kodundaki ilk kırılım tek düzen muhasebe standardına göre 3 haneli olması gerekirken, sonraki kırılımlar3’ten az ya da daha fazla haneli olabilmektedir. Örneğimizdeki KBL yerine KABLO’yu ikinci kırılımın kodu olarak tanımlayabiliyoruz.
Bu manada hataya düşülen bir konu ise, henüz değinmediğimiz son kırılımdır. Son kırılım artık bir sıra numarasına sahip koddur.
01 Adana, 06 Ankara, 34 İstanbul gibi birden itibaren vereceğimiz sıra numaralarıdır. Günümüz bilgisayar dünyasında artık rakamların solundaki 0 sayısına yer olmadığını düşünmekteyim.
Muhasebe programları yazılırken son kırılım için 1000’den fazla ürün kodu girmeniz gerekir mi sorusuna, “Şimdilik aynı grup, aynı tür ve aynı nitelikte 10 civarında bir ürünümüz var fakat belli mi olur yarın 100’ün üzerinde ürün bile olabilir” dediğinizde, yazılımcı bunu 3 haneli alan ayırarak sorunu çözebilir.
152.KBL.USB.BYZ.001
152.KBL.USB.SYH.001
152.KBL.USB.KRM.001
152.KBL.ELK.BYZ.001
152.KBL.ELK.SYH.001
152.KBL.ELK.KRM.001
Kablo üreticisiysek, kablolarımızı ayıran bir de ölçü kriteri/niteliği vardır. Örneğimizin başında kabloların 1 m olduğundan bahsetmiştik. Aynı ürünlerin 1,5 m olanını ürettiğimizde ne yapmalıyız?
Bu nitelikteki ürünler için de bir kırılım ayırmalı mıyız? İşin gerçeği birçok ürünün bir ölçüsü vardır. Her bir ölçü için bir kırılım kodu düşünmek yerine en sondaki sıra numarasını 1 artırmak en iyisidir. Bu durumda kodlarımız şu şekilde olacaktır.
152.KBL.USB.BYZ.001 (1 m Beyaz USB kablosu)
152.KBL.USB.BYZ.002 (1,5 m Beyaz USB kablosu) gibi.
Siz 100 civarında bir ürün yelpazeniz olacağı düşüncesiyle 3 haneli kod alanı yeterli diye düşünürken, programcınız size sürpriz yaparak 4 haneli (9999’a kadar) bir alan açmış olabilir. Bu durumda bu alana gireceğiniz ilk sayı 0001 olacaktır.
Abartılı olarak gelebilir, fakat çalıştığım bir şirkette 5 haneli yani 99.999’a kadar sıra numarası vereceğimiz bir kod yapısı mevcuttu.
Bilgisayar programları, KBL ve KABLO’da olduğu gibi esnek yapıda olduğu gibi, son kırılımda da 1’den başlayarak sıra numarası verilebilecek bir yapıda olması malzeme planlamasında, çalışanların daha az hata ile iş çıkarmaları için önemli olduğunu düşünmekteyim
152.KBL.USB.BYZ.1 (1 m Beyaz USB kablosu)
152.KBL.USB.BYZ.2 (1,5 m Beyaz USB kablosu)
…
152.KBL.USB.BYZ.10 (3 m Beyaz USB kablosu) gibi.